Кратко и по делу о теме «Порядок хранения первичных документов»: определения, основные положения и итоги.
Основное положение
Местом хранения первичной документации может быть отдельное помещение, сейф или шкаф. Например, для хранения бланков строгой отчетности должны использоваться сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Хранению в сейфах подлежат и документы, составляющие «коммерческую тайну».
При наличии возможности для хранения документации организуется архив, в который передаются документы бессрочного и долгосрочного хранения, остальные документы могут храниться в бухгалтерии до момента их уничтожения. Представители малого предпринимательства, как правило, лишенные возможности организации архива, хранят документы в бухгалтерии в специально оформленных папках.
Передача первичных документов в архив осуществляется после полного окончания бухгалтерской обработки, причем изначально из первичных документов формируют подшивки, которые подлежат текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив.
Такой способ хранения документации обеспечивает удобство доступа к ним при возникновении такой необходимости. Подшивка документов в папки осуществляется последовательно в соответствии с указанной в них нумерацией помесячно.
Обложка каждой папки должна содержать следующие сведения:
- наименование организации;
- название дела;
- порядковый номер дела;
- год и месяц;
- количество страниц в папке.
Передача первичных документов в архив оформляется актом.
Для оптимизации процесса хранения рекомендуется вести журнал архивных дел, включающий следующую информацию:
- дату принятия бухгалтерских документов на хранение;
- номер места хранения (полки, стеллажа, сейфа, шкафа);
- название и номер дела;
- год и месяц, за который составлены документы;
- количество страниц в деле;
- примечания.
Замечание 1
При этом документы могут изыматься соответствующими государственными органами, в частности, органами предварительного следствия, дознания, прокуратурой, судом, налоговыми органами при наличии оформленных в надлежащем виде постановлений. Главному бухгалтеру или иным должностным лицам организации предоставлено право снятия копий с изымаемых документов в присутствии и с разрешения представителей указанных органов. Однако на практике представители государственных органов зачастую игнорируют это право, что может привести к утрате документов.
Заключение
Мы постарались изложить тему «Порядок хранения первичных документов» понятно и по делу. Сохраните статью как опору для подготовки и возвращайтесь к ней при необходимости.
Частые вопросы
Что важно знать по теме «Порядок хранения первичных документов»?
В материале собраны ключевые определения и подходы по теме «Порядок хранения первичных документов». Начните с основного раздела, затем перейдите к выводам и примерам.
Какие основные положения раскрыты в статье?
Статья последовательно раскрывает тему «Порядок хранения первичных документов»: от базовых понятий до практических примеров. Используйте её как опору для подготовки.
Как использовать материал в учёбе?
Материал пригодится для подготовки к занятиям, написания работ и повторения темы «Порядок хранения первичных документов». Сохраните ключевые тезисы и примеры.
Куда обратиться, если остались вопросы?
Если после статьи остались вопросы по теме «Порядок хранения первичных документов», задайте их экспертам Учись.RU — мы поможем разобраться.