Разбираем «График документооборота»: что важно знать, как применять и на что обратить внимание.
Основное положение
Еще одним затруднением, связанным с первичным учетом, на практике является недостаточно добросовестное отношение сотрудников бухгалтерии к разработке организационной документации, регламентирующей порядок организации документооборота хозяйствующего субъекта.
Таким документом для организации является график документооборота, разработкой которого зачастую пренебрегают в связи с тем, что это требует значительных затрат труда и времени.
Определение 1
График документооборота может быть разработан:
- для организации в целом, в этом случае в него включаются все структурные полразделения организации, связанные с движением тех или иных документов;
- для отдельных структурных подразделений организации;
- для отдельных первичных документов или их групп.
Основу формирования графика документооборота составляют работы по созданию, проверке, обработке первичной документации, выполняемые отдельными структурными подразделениями организации, а также отдельными исполнителями. В графике документооборота осуществляется увязка отдельных операций, производимых с первичными документами, отражаются сроки составления и представления на обработку, а также количество экземпляров документов.
Удобной формой представления графика документооборота является таблица, в которой выделяются следующие графы:
- наименование первичного документа;
- сведения о форме первичного документа (применение унифицированной формы, формы, разработанной и утвержденной в организации (с указанием реквизитов утверждающего документа));
- должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за составление документа;
- должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за обработку документа;
- должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за исполнение документа;
- количество экземпляров документа;
- сроки исполнения документа;
- сроки представления документа в бухгалтерию;
- должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за передачу документа в архив;
- срок хранения документа в архиве и так далее.
График документооборота обеспечивает: своевременность и качество оформления первичной учетной документации; передачу первичных учетных документов в бухгалтерию в сроки, достаточные для своевременной обработки; гарантию достоверности сведений, содержащихся в первичной учетной документации, со стороны лиц, ответственных за ее составление и подписание.
Отсутствие графика документооборота способствует сбоям в работе бухгалтерии, отсутствию понимания отдельными работниками и структурными подразделениями процесса документооборота и его влияния на показатели деятельности организации и содержание отчетности. Кроме того, недостаточная информационная поддержка документооборота способствует снижению ответственности определенных лиц за составление первичной учетной документации.
Заключение
В статье собрано ключевое по теме «График документооборота». Для более глубокого разбора используйте смежные материалы и консультации экспертов.
Частые вопросы
Что важно знать по теме «График документооборота»?
В материале собраны ключевые определения и подходы по теме «График документооборота». Начните с основного раздела, затем перейдите к выводам и примерам.
Какие основные положения раскрыты в статье?
Статья последовательно раскрывает тему «График документооборота»: от базовых понятий до практических примеров. Используйте её как опору для подготовки.
Как использовать материал в учёбе?
Материал пригодится для подготовки к занятиям, написания работ и повторения темы «График документооборота». Сохраните ключевые тезисы и примеры.
Куда обратиться, если остались вопросы?
Если после статьи остались вопросы по теме «График документооборота», задайте их экспертам Учись.RU — мы поможем разобраться.